Le livret d'accueil comme élément clé de l'onboardng

Quel contenu pour un livret d’accueil en entreprise ?

Un nouvel embauché arrive dans votre société et vous souhaitez faire les choses correctement afin de vous assurer de sa bonne intégration. Les premiers jours sont en effet cruciaux. Ils vont permettre au nouveau salarié de découvrir la société et ses nouveaux collègues. Une mauvaise intégration peut rapidement virer à la catastrophe. Alors comment éviter le turnover et d’ores et déjà fidéliser votre nouveau collaborateur ?

Vous avez tout prévu pour l’intégration de votre nouveau collaborateur : son poste de travail est prêt pour sa prise de fonction, son mail est configuré et son badge activé. Mais avez-vous pensé à lui préparer un livret d’accueil ? Il s’agit d’un des outils à utiliser lors du parcours d’intégration des nouveaux employés. A transmettre dès le premier jour, c’est un des moyens d’intégration indispensable.

Sommaire

Un livret d’accueil, pourquoi faire ?

Le livret d’accueil fait partie des étapes-clés du plan d’intégration. Réalisé en concertation entre le service RH, la communication et le management, celui-ci est une mine d’information pour les nouveaux arrivants.

On y trouve toutes les informations utiles pour réussir l’intégration des nouveaux salariés. Sous forme de condensé, en quelques pages, l’employé comprend le fonctionnement de l’entreprise. Il permet de développer le sentiment d’appartenance dès la prise de poste. Lors des premières semaines de son intégration, le collaborateur pourra s’y référé régulièrement, évitant de poser des questions à ses collègues. Son expérience n’en sera que meilleur.

Que mettre dans son livret d’accueil ?

Le livret d’accueil doit permettre aux nouveaux salariés d’accéder à toutes les informations qui lui serviront pour comprendre l’entreprise et pouvoir réaliser son travail dans de bonnes conditions. On y retrouvera donc à la fois ce qui définit l’entreprise et sa marque employeur. Mais aussi des informations très concrètes et pratiques sur le fonctionnement de la société.

>Des informations sur la société

Lors de son parcours candidat, la nouvelle recrue a déjà découvert une partie de votre culture d’entreprise. Le livret d’accueil permet de rappeler ce qui rend votre société unique.

Profitez de ce livret pour exposer vos valeurs et votre mission.

Quelle est l’organisation de votre entreprise ? S’il y a un organigramme, c’est l’occasion de le diffuser. Il sera bien plus aisé pour le nouvel arrivant de s’intégrer dans l’équipe.

Vous pouvez également indiquer les moments forts de la vie de l’entreprise. Les réunions trimestrielles, les événements de Team Building par exemple, permettront aux collaborateurs de se projeter dans la vie de l’entreprise. Il s’agit là d’un bon moyen pour les nouveaux arrivants de développer d’ores et déjà leur sentiment d’appartenance.

>Des informations pratiques

Le livret d’accueil, c’est également un support pour diffuser les informations pratiques de la société. Lors des premiers mois suivant l’embauche, le nouvel embauché a énormément d’informations à retenir. Le livret d’accueil va lui simplifier la vie.

On peut donc lui présenter la liste des outils informatiques utilisés. Teams, Google Drive et autre outil de communication, mais aussi les outils pour la gestion RH ou les outils métiers. Il ne s’agira pas ici d’expliquer le fonctionnement de chacun des outils, mais bien de les répertorier et d’expliquer leur utilité. Il est toujours possible ensuite de réaliser des supports distincts pour chaque outil, sous forme de document, vidéo ou podcast.

On retrouve également dans le livret les contacts importants : le numéro du SMI, la liste des délégués du personnel, le responsable informatique. Bref, toute personne qui interagit avec l’environnement de l’employé.

De même on peut également insérer dans le document des informations pratiques pour simplifier la vie de votre collaborateur : les accès en transport en commun, les lieux de restauration.

Enfin, n’hésitez pas à ajouter les règles de base du bien-vivre dans votre entreprise. Même si celles-ci sont intégrées dans le règlement intérieur, une petite information peut toujours être utile. Cela pourra de plus rassurer les nouveaux employés sur le fait que l’entreprise met en place des actions pour que chacun se sente bien sur son lieu de travail.

La mise à disposition du livret d'accueil

Le livret doit être donné au nouvel embauché le jour de son arrivée. N’oubliez pas d’inclure sa présentation comme étape de l’intégration.

Ensuite, mettez-le à disposition, soit sous format physique, soit sous format digital afin que chacun puisse y avoir accès à tout moment. On est souvent submergé par de nouvelles informations les premiers jours d’intégration dans une nouvelle entreprise. Avoir accès quelques temps plus tard au document et pouvoir le lire à tête reposée est appréciable.

Lors du rapport d’étonnement que vous ferez par la suite, pensez également à faire le point sur la qualité du livret d’accueil. Cela vous permettra d’avoir un retour constructif et d’ainsi pouvoir améliorer l’expérience d’intégration des futurs nouveaux employés.

Pour résumer, les 5 points essentiels du livret d’accueil

Au final, si vous devez rédiger votre livret d’accueil, les cinq informations essentielles à intégrer sont :

  1. Un résumé de la culture d’entreprise, de ses valeurs et de sa mission pour s’assurer que le nouveau collaborateur est bien en phase avec la marque employeur
  2. L’organisation interne de la société afin d’avoir une vision globale des équipes
  3. Les informations pratiques qui permettront ainsi aux nouveaux embauchés d’être opérationnel rapidement
  4. Les règles de vie dans l’entreprise
  5. Enfin, les temps forts de la société pour permettre au nouvel employé de se projeter au-delà de sa période d’essai

Au final, vos nouveaux collaborateurs sont intégrer plus rapidement et plus sereinement.

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